Guida rapida a: Benchmarking

Il benchmarking o analisi di benchmark è il processo di osservazione di altre aziende del tuo settore, che ti permette di capire cosa fanno bene (o meno bene),  e orientare la tua attività per colmare le lacune presenti. Nel contesto delle piccole imprese creative, questo è particolarmente importante perché ti consente di posizionarti per acquisire clienti o trovare una nicchia che ti rende unico, imparando dagli errori altrui. In sintesi, si tratta di uno strumento che ti aiuta ad individuare aree da migliorare, sia nella tua attività che in altre, con benefici sulla tua competitività.  Ma come farlo in modo efficace e mettere in pratica ciò che si impara? Lo vedremo in questo articolo. 

Il benchmarking richiede un po’ di pratica, ed è un processo tutt’altro che rapido, ma se svolto correttamente, diventa di inestimabile valore!

Tipi di Benchmarking:

Esistono diversi tipi di benchmarking che dipendono dalle tue esigenze e dal tipo di attività di cui ti occupi. I tre principali tipi sono:

Interno

Questo è probabilmente il più semplice. Per il benchmarking interno, hai bisogno di dati statistici relativi agli anni o ai trimestri precedenti da confrontare con le prestazioni attuali. Questo ti aiuterà a individuare aree di successo e punti deboli su cui intervenire. Inoltre ti permetterà di prendere decisioni oculate su dove investire denaro e su cosa sta rallentando i tuoi progressi. Se non hai ancora un’azienda, ovviamente non puoi fare un benchmark interno, ma tienilo a mente e imposta un promemoria ricorrente nel tuo calendario, perché ti permetterà di tenere sotto controllo la tua attività e di essere più obiettivo nel momento in cui prendi una decisione.

Competitivo/Performance

Questa analisi ti permette di differenziarti, guadagnando un vantaggio competitivo rispetto agli altri nel tuo settore. 

Guarda cosa fanno bene (o meno bene) le aziende o le persone nella tua nicchia. Come puoi colmare le lacune che loro stanno trascurando? Sei in grado di individuare attività che fanno bene, e che tu potresti fare meglio? Questa analisi non ti suggerisce di copiare il prodotto o i servizi dei tuoi competitor, ma ti fornisce informazioni su come puoi distinguerti e insight sui recenti trend di mercato. 

È molto utile a chiunque sta considerando di avviare un’attività o di diventare freelance, per lanciare qualcosa di unico senza temere di entrare in un mercato saturo.

Strategico

Per questa analisi, è necessario aver effettuato una qualche forma di benchmarking interno al fine di identificare ciò che non sta avendo il successo sperato. Grazie a queste informazioni e alla tua strategia aziendale, puoi quindi esaminare il modo in cui altri concorrenti nel tuo settore stanno avendo successo mentre tu sembri rimanere indietro. Dai un’occhiata alla loro strategia aziendale, cerca di capire come funzionano i loro processi, dedica del tempo a comprendere ciò che fanno bene e a come puoi migliorarlo in base alla tua unicità.

Esistono anche altri tipi di analisi di benchmarking più variegate. Di solito fanno parte dei tre modelli sopra menzionati, ma possono essere effettuate su base individuale per restringere il campo di ricerca. Tra queste troviamo:

• benchmarking funzionale: per trovare potenziali partnership aziendali;
• benchmarking dei processi per migliorare i processi all’interno dell’azienda;
• benchmarking esterno: per individuare le best practice;
• benchmarking internazionale: per individuare leader del settore in tutto il mondo;

Identificazione degli Indicatori Chiave di Prestazione (KPI)

Se non hai già sentito parlare dei KPI (e non preoccuparti se non è il tuo caso!), questi diventeranno la tua nuova ossessione, ma in senso positivo. Probabilmente li utilizzi già senza sapere che questo è il loro nome “ufficiale”. 

Simili a un’analisi di benchmark interno, sono dati quantificabili che danno indicazioni sulle prestazioni a lungo termine e il progresso verso obiettivi specifici. Esempi di KPI includono: stabilire l’obiettivo di raggiungere 10.000 persone sui tuoi canali social entro febbraio 2024, guadagnare 20.000€ per trimestre, o aumentare il traffico verso il tuo sito web a 100 clic al giorno, per poi osservare e registrare i progressi compiuti. 

Esistono tipi diversi di programmi gratuiti da utilizzare per impostare e monitorare questi KPI. Numerose piattaforme infatti, ti permettono di collegare siti diversi per monitorare automaticamente come stanno progredendo i tuoi KPI, fornendoti risultati istantanei.

Per una lista completa delle diverse piattaforme che puoi utilizzare, dai un’occhiata a questa pagina.

Raccolta e analisi dei dati

Ora che hai definito alcuni KPI, bisogna capire come raccogliere i dati e analizzare le informazioni, in vista delle prossime decisioni da prendere per la tua attività. 

La raccolta dei dati può assumere molte forme, e ciascuna va valutata per capire quali informazioni può fornirti, e se sarà utile ora o in futuro. 

Puoi ottenere dati tramite record per il benchmarking interno e le proiezioni dei KPI, sondaggi tra i clienti esistenti o i tuoi follower sui social media, oppure, in modo cruciale ma spesso sottovalutato, tramite la ricerca di mercato. 

Qualunque informazione tu trovi (o, meglio ancora, non trovi) ti darà preziosi spunti su come potresti posizionarti sul mercato e su quali saranno i prossimi passi.

Una volta raccolti questi dati, ci sono vari metodi che puoi utilizzare per mettere in pratica tutte queste informazioni. 

Puoi redigere un’analisi SWOT, riesaminare il tuo modello di business canvas o inserire le tue informazioni in un programma di analisi che ti mostri il raggruppamento dei clienti e le tendenze. 

Lascio qui un elenco di possibili strumenti utili.

Se tutto ti sembra un po’ troppo complesso da gestire in autonomia la prima volta, puoi cercare il supporto di un amico di fiducia, specialmente se ha esperienza nel settore, oppure dare un’occhiata al sito web di Flowerista per farti aiutare nella gestione della tua attività.

Identificazione dei competitor e dei leader del settore

Come si fa a capire se un’azienda è un competitor diretto o indiretto? 

Ecco dove entra in gioco la tua analisi di benchmarking competitivo. Ci concentreremo su competitor diretti e indiretti in un articolo che verrà pubblicato all’inizio dell’anno prossimo, ma per ora, ecco i punti principali:

I competitor diretti occupano la stessa nicchia di mercato in cui ti trovi, offrono un prodotto molto simile al tuo e lo promuovono allo stesso gruppo di clienti. Può sembrare preoccupante, ma avere un po’ di concorrenza è positivo, ti tiene in allerta e, cosa ancora più importante, impedisce i monopoli e l’innalzamento eccessivo dei prezzi.

I competitor indiretti sono quelli a cui è davvero importante prestare attenzione. Occupano la stessa tua nicchia e mirano allo stesso bacino di clienti, offrendo però qualcosa di diverso per soddisfare le loro esigenze.

Assicurati di effettuare regolarmente questo tipo di analisi di benchmark per vedere come sta cambiando il mercato e chi sono i nuovi competitor.

Definizione dei target di performance

A questo punto, hai fatto il grosso del lavoro: hai effettuato un benchmarking utilizzando almeno uno dei tre modi principali menzionati all’inizio, analizzando ciò che è disponibile, ciò che hai fatto finora e quali strategie aziendali funzionano. Hai impostato i tuoi KPI e hai una visione del futuro. Cosa fare ora?

A parte prendere una tazza di tè (ti consiglio questi ottimi tè), è il momento di valutare quanto i target di performance siano realistici e se siano raggiungibili nel periodo di tempo che hai stabilito, o con le risorse a tua disposizione. 

Magari sei stat* un po’ troppo entusiasta nell’impostare quel KPI che riguarda il  raggiungere un profitto di 100.000 euro ogni trimestre visto che lavori da sol* e negli ultimi quattro trimestri hai guadagnato in totale 80.000 euro. 

Ciò non significa che non puoi farlo, ma è veramente un obiettivo realistico? Quali azioni intraprenderai per raggiungerlo? Tutti i tuoi target di performance  corrispondono agli standard del settore e alle best practice? Se non hai risposto con un “sì” deciso, potrebbe essere il momento di dare un’altra occhiata al perché no.

Rivedere il lavoro che hai fatto e controllare regolarmente i tuoi obiettivi ti permettere di essere aggiornat* su ciò che sta accadendo, e individuare potenziali problemi prima che si trasformino in ostacoli di dimensioni significative.

Sfide e difficoltà

Ci saranno sempre problemi con qualsiasi strumento, che si tratti di produttività, analisi aziendale, di un cacciavite – qualunque cosa, ci sarà una difficoltà da qualche parte. Cosa potrebbe andare storto con il benchmarking? Beh, mi dispiace dirlo, ma dipende principalmente da te, dalla persona che fa il benchmarking, e dalla tua mentalità. Ma non preoccuparti, siamo qui per aiutarti!

Uno dei problemi più grandi che tutti affrontiamo è sopravvalutare le abilità degli altri e sottovalutare noi stessi.

Prendiamo i nostri competitor diretti e indiretti come punto di partenza. Esagerare nel vederli come una minaccia per la tua attività farà aumentare la paura e potrebbe bloccare la creatività. 

Se siete entrambi sul mercato, acquisite clienti e guadagnate, significa che state entrambi offrendo valore. Alcune persone preferiscono i tuoi valori o la tua personalità rispetto ai competitor, e viceversa. Tieni d’occhio ciò che fanno, potresti raggiungerli e creare una relazione di “coopetizione”, ma abbi fiducia in ciò che fai, perché se dubiti di te stess*, sarà molto difficile convincere gli altri del tuo valore.

Un altro problema potrebbe essere la resistenza al cambiamento.

Cambiare è difficile e può far paura, specialmente se gestisci un’azienda molto piccola o lavori da sol*. Questa azienda è il tuo “bambino” e a volte siamo troppo legati alla nostra offerta di mercato per accettare di aver bisogno di cambiare ed evolverci. In questo momento, coinvolgi un amico fidato, un collega o un familiare di cui hai a cuore, rispetti e ascolti l’opinione. Eventualmente rivolgiti a un professionista che ti faccia da guida.

Infine, c’è la qualità dei dati che possiedi.

Allo stesso modo in cui il “greenwashing” fa sembrare le aziende molto più interessate alle tematiche ambientali di quanto lo siano effettivamente, queste possono dipingere un quadro molto edulcorato della situazione reale. Allo stesso modo, i sondaggi dei clienti dipendono molto dall’umore del cliente in quel momento, dal pregiudizio consapevole o inconscio delle domande o dalla dimensione del campione dei partecipanti. Se questo è il caso, dovrai lavorare con le informazioni che possiedi, e fare un po’ di tentativi ed errori – è l’unico modo per sapere con certezza ciò che funziona per te.

Conclusione

Punti chiave:

• assicurati di dedicarti regolarmente all’analisi di benchmark;
• elimina le distrazioni e concentrati su di essa;
• sii oggettivo con le informazioni che trovi, che provengano da fonti interne o da ricerche di mercato e sui competitor;
• chiedi aiuto se hai bisogno di supporto nell’attuare cambiamenti;
• non avere paura di fissare obiettivi ambiziosi, ma tieni presente che alcuni potrebbero essere irraggiungibili, o potrebbero avere un impatto negativo nel tuo percorso;

Buona fortuna e facci sapere come procede! Per eventuali domande, non esitare a contattarci!